Od ručních tabulek k modernímu reportingu

Pokud jste doposud o výhodách reportingu příliš neslyšeli a zajímá vás, jestli něco takového dává ve vaší firmě smysl, tak je tento článek pro vás. Jestliže naopak už nějaké reportingové nástroje používáte a chtěli byste je zlepšit, podívejte se na moji nabídku rozvoje BI řešení.

Business intelligence reporty jsou interaktivní grafy a tabulky shrnující fakta o provozu podniku. Pokud v práci trávíte čím dál tím víc času ručním kopírováním dat z jedné excelové tabulky do druhé a už vás unavuje předávat si pořád nějaké soubory, tak vám vřele doporučuji přejít na reportingové řešení typu Power BI. Pokud máte zájem, rád vás přechodem na takový systém provedu.

Pomocí automatizovaného reportingu uvidíte jasněji, kde se vám daří a kde vám naopak utíkají peníze. Budete tak moci dělat pohotovější taktická a strategická rozhodnutí. Ilustruji to na modelové situaci.

Trable pana Pšeničky

Pilný pan Pšenička provozuje pekařství. Už má dvě pobočky a zaměstnává tucet lidí. Podnik panu Pšeničkovi utěšeně roste, ale klíčová čísla si pan Pšenička stále počítá jako v dobách, kdy svůj byznys rozjížděl: Jednou za čas ručně vytáhne z pokladního systému všechny transakce a přes Ctrl-C je vloží do tabulky, kde se mu posčítají. Náklady pak počítá tak, že se skřípěním zubů ručně opisuje údaje z objednávek zboží z velkoobchodu a opakovaně prochází vyúčtování mezd. Podnik pana Pšeničky si samozřejmě vede účetnictví, ze kterého je zpětně vidět, jak se firmě skutečně daří, ale až se značným zpožděním a bez možnosti interaktivně si různé položky přeskupovat a filtrovat.

Pan Pšenička si na klikání a kopírování může někoho najmout, ale to bude stát peníze. Navíc jednoduché součty jen těžko zachytí vývoj trhu, takže třeba vlnu zájmu o módní bio celozrnné dalamánky nemusí pan Pšenička vůbec zaznamenat a unikne mu tak možnost zvýšit si zisk tím, že by se na tenhle druh pečiva víc soustředil. Podobně občasné ruční přehledy znamenají pomalou reakční dobu na všelijaké náhlé změny – co když vedle jedné pobočky zavřou poštu a důchodci, kteří se stavovali cestou na přepážku pro pečivo, začnou chodit jinam? Než si toho zaneprázdněný pan Pšenička všimne a upraví objednávky, může uplynout několik měsíců.

Řešení pro pana Pšeničku

Panu Pšeničkovi bych postavil několik reportů v Power BI. Power BI je nástroj, který si lze zjednodušeně představit jako super-Excel. Umí otevírat a kombinovat mnoho různých zdrojů dat: Tabulky na OneDrive, obsahy databází, dokumenty na Google Drive i další. Pan Pšenička pak uvidí rovnou grafy, tabulky a klíčové ukazatele výkonnosti (KPI).

V reportech z Power BI je pak možné data interaktivně zkoumat – reporty mají ovládací prvky, na které lze klikat a zaměřit se tak na různé části trhu, různá časová období a podobně. Díky tomu může pan Pšenička například sám odhalit trend v prodejnosti dalamánků.

Řekněme, že máme štěstí: Pokladní, objednávkový i mzdový systém firmy pana Pšeničky disponují rozhraním pro automatické načítání dat. V tom případě můžu v Power BI informace ze všech těchto systémů velmi rychle propojit a udělat přehledy hlavních ukazatelů, které budou maximálně aktuální: Objem prodeje podle pobočky a druhu zboží, vývoj tržeb a nákladů, mzdové náklady podle pobočky, přehled oblíbenosti jednotlivých druhů produktů v čase nebo třeba poptávku podle dne v týdnu a roční doby.

Power BI vizualizace se umí automaticky několikrát denně aktualizovat, takže pan Pšenička uvidí, jak se věci mají, mnohem dřív než dřív. K získání přehledu mu bude stačit pár kliknutí a například graf upadajících tržeb na pobočce vedle zavřené pošty ho proto hned trkne do očí.

U nás čísla stejně vyplňujeme ručně, tak k čemu něco měnit?

Pokud používáte technologie, které vás nutí data kopírovat ručně, neházel bych ještě flintu do žita. Jednak je možné, že po prozkoumání vašich systémů objevím nějaký způsob, jak tok vašich dat přeci jenom zautomatizovat, a jednak Power BI má i v takové nemilé situaci přidanou hodnotu oproti jednoduchým tabulkám.

Za prvé Power BI umí snadno a rychle propojit data z různých excelových tabulek bez nutnosti něco kopírovat z jednoho souboru do druhého. Například není problém vzít ceník od dodavatele a vedle toho počty dodaných kusů ze skladu a kombinací dat z obého spočíst náklady na zboží.

Za druhé vám Power BI dává možnost si data procházet interaktivně. Lépe tak pochopíte, jak na tom vaše firma je, a najdete souvislosti, které byste jinak mohli přehlédnout.

Co to stojí a co to přinese

Mám hodinovou sazbu (můj ceník); rozsah práce záleží na složitosti úkolu. Očekávaný rozsah práce bych s panem Pšeničkou probral během úvodní konzultace. V případě, že data jsou dobře dostupná ve strojově čitelné podobě, odhaduji tvorbu základního reportingu pro klienta typu pana Pšeničky na zhruba na 20 pracovních hodin. Tento čas přitom zahrnuje také nezbytné konzultace s klientem o tom, jestli grafy a tabulky, co navrhuji, odpovídají tomu, co potřebuje. Krásný a přesný výpočet, který ale nikdo nepoužívá, je totiž k ničemu.

Náklady na Power BI

Co stojí samotný software Power BI? Při nejjednodušším použití ve stylu „otevřu si soubor u sebe na počítači“ nic. Pokud se však grafy mají smysluplně sdílet ve vedení firmy, tak je potřeba, aby každý uživatel měl licenci Power BI Pro u Microsoftu za 10 dolarů na měsíc. To je cca 230 Kč za licenci a měsíc, a může to být citelný výdaj, pokud potřebujete, aby reporty sdílelo hodně lidí. V případě, že cena či návaznost na technologie od Microsoftu jsou pro vás překážkou, mohu místo Power BI použít Looker Studio od Google, které je méně mocné, ale je v základní verzi zdarma a umí dělat sdílení přes účty od Googlu.

Dlouhodobé výhody

A kolik vám investice do reportingu vydělá? Předně od chvíle zprovoznění reportu ušetříte ve firmě jednotky až desítky pracovních hodin měsíčně otravné ruční práce s daty, což se rychle sečte. Dále budete mít možnost se na report podívat, kdykoli bude potřeba, což povede k lepší a rychlejší reakci na změny na trhu a tedy i k většímu zisku.

Řekněme, že větší přehled panu Pšeničkovi přinese navýšení tržeb o 1 % při stejných nákladech. Potom se náklady na reportingové řešení ode mě bohatě zaplatí už při tržbách v řádu 2,5 milionu korun. Pro malou firmu, jako má pan Pšenička, se má práce tedy zaplatí během cca 3 měsíců a pak už jenom vyděláváte.